Fraunhofer-Institut für System- und Innovationsforschung ISIDas Projekt
Ausgangslage & Zielsetzung
Der Prozess zur Bearbeitung eines Wohngeldantrags ist äußerst komplex und wird bisher nur wenig digital bearbeitet. Ziel des ersten Vorhabens war es, den Ist-Prozess zu analysieren und Potenziale für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und robotergestützter Prozessautomatisierung (KI-/RPA-Komponenten) zu identifizieren.
Das langfristige Ziel besteht darin, durch die Automatisierung von Routineaufgaben und die Verkürzung der Antragsbearbeitungsdauer eine Entlastung der Mitarbeitenden zu erreichen.
Im Rahmen eines zweiten Vorhabens wurde eine wissenschaftliche Begleitforschung im Rahmen der Einführung des virtuellen Amtes durchgeführt.
Ziel dieses Vorhabens war es, die Implementierung und anschließende Nutzung zu analysieren und weitere Maßnahmen zur Optimierung sowie Implementierung in weiteren Ämtern sowie Kommunen abzuleiten.
- Prüfung des Einsatzes von KI in der Bearbeitung des Wohngeldantrags
- Entwicklung eines Leitfadens zur Einführung des virtuellen Amtes in weiteren Ämtern und Kommunen
Methodik
- Interviews mit »Best Practice«-Kommunen in Baden-Württemberg zum Thema »virtuelles Bürgeramt«
- Prozessanalyse und -modellierung des Wohngeldprozesses mittels Business Process Modelling Notation (BPMN)
- Durchführung und Auswertung von sechs Pilotanwender:inneninterviews (Verwaltungsmitarbeitende) im Rahmen der Einführung des virtuellen Amtes
Ergebnisse
- Arbeitsprozesse/-schritte und verwendete Daten für den Ist-Prozess der Antragsbearbeitung definiert und modelliert (Wohngeld)
- Schnittstellen und Einsatzfelder für die Einführung einer RPA-Komponente identifiziert
- Potenzielle Einsatzfelder für KI und Start-ups im Bereich »Wohngeldantrag« identifiziert
- Wissenschaftliche Begleitung der Einführung des virtuellen Rathauses/Bürgeramtes
- Blueprint bzw. Leitfaden für die Implementierung des virtuellen Amtes in einer Kommune/Fachabteilung